Retail Contractmanagement Specialist - Ubiway Retail

Ubiway Retail is gespecialiseerd in proximity retail en heeft winkels in winkelstraten, shoppingcenters, trein- en metrostations en luchthavens. We beschikken over een netwerk van 220 verkooppunten die op strategische plaatsen zijn gelegen en die sterke, herkenbare merken uitdragen (Press Shop, Relay, Hubiz, Hello!). Je vindt in onze verkooppunten een uitgebreid aanbod aan pers en verschillende ‘on the go’ producten en diensten.

De Retail Contractmanagement Specialist rapporteert hiërarchisch aan de Shopkeeper Lifecycle manager binnen het Sales departement.

Missie

Als Retail Contractmanagement Specialist sta je in voor de contractuele en administratieve opvolging van de zelfstandige uitbaters gedurende hun levenscyclus binnen het winkelnetwerk van Ubiway Retail:

• Enerzijds voor de coördinatie en uitvoering van de operationele dossiers van het contractmanagement team, inclusief de opvolging van de meer complexe dossiers betreffende de zelfstandige uitbaters.
• Anderzijds de ondersteuning van de projecten en proces optimalisaties van het contractmanagement luik ter ondersteuning van de levenscyclus van de zelfstandige ondernemers in onze winkelketen.

Verantwoordelijkheden

Operationele opvolging van contractmanagement dossiers 

• Je maakt ondernemingscontracten op voor nieuwe zelfstandige uitbaters.
  • Je verzamelt hiervoor de nodige informatie van de recruitment collega’s.
  • Je maakt het contract op volgens de juiste template die van toepassing is per type enseigne of type vennootschap van de zelfstandige uitbater.
  • Je volgt nauwgezet het handtekeningsproces op van de contracten alsook de archivage ervan in de nodige folders en archieftool.
  • Naar aanleiding van een nieuwe ondernemer doe je ook het nodige voor de interne systemen opdat de komst van een nieuwe ondernemer vlot kan verlopen voor verdere administratieve verwerking, zoals aanmaak van de ondernemer en de contractcondities in SAP, het aanmaken van de nieuwe ondernemer in een Smartsheet, ...

• Je maakt aangetekende zendingen op aan zelfstandige uitbaters op basis van input die vanuit verschillende departementen wordt aangereikt (finance, regio managers, legal, ...).
  • Zoals bijvoorbeeld bevestigingen van eindinventarisdatums, bevestiging van bepaalde commerciële bonussen die worden uitbetaald, ingebreke stellingen, opzegbrieven, etc.
  • In sommige gevallen coördineer je bijvoorbeeld ook de aanwezigheid van een deurwaarder die aanwezig dient te zijn bij een eindinventaris.
  • Voor de meer complexe dossiers beleg je intern de nodige overlegmeetings om de ondersteuning vanuit het contractmanagement team inhoudelijk vorm te kunnen geven en het dossier te onderbouwen.

Projectondersteuning en procesoptimalisaties binnen het shopkeeper lifecycle team 

• Je ontwikkelt – samen met legal – nieuwe contracttemplates of contractbijlagen die voor gelijkaardige toekomstige cases ook kunnen hergebruikt worden.
• Je ondersteunt het project waarbij de ondernemingscontracten worden herzien en up-to-date gesteld, alsook alle nodige bijlagen met derde partijen, alsook het uitgebreide infopack.
• Je denkt pro-actief mee met de business met de projecten/innovaties/expansieplannen om vanuit contractmanagement de business pro-actief mee te ondersteunen in de realisatie van de projecten.
• Je documenteert alle processen en werkwijzen van het shopkeeper lifecycle team op een gestructureerde wijze en brengt optimalisaties aan waar nuttig/relevant.
• Je werkt nauw samen met legal in de uitwerking van nieuwe templates.

Profiel

• Je bent zowel mondeling als schriftelijk tweetalig: Nederlands & Frans
• Je hebt een master diploma in de rechten en 3-tal jaar ervaring in een gelijkaardige functie
• Je beschikt over de capaciteit om schriftelijk formele communicatie uit te werken in het Frans & Nederlands vanuit een legal perspectief
• Je bent ‘can-do’ ingesteld en werkt graag pragmatisch mee aan een ‘first-time-right’ resultaat
• Je werkt graag nauwgezet en haalt voldoening uit een gestructureerd documentmanagement beheer
• Je hebt gevorderde kennis Microsoft Office tools

Aanbod

• Een boeiende functie waarin je de ruimte krijgt om zelf initiatief te nemen en mee te denken met de organisatie
• Een degelijke opleiding en doorgroeimogelijkheden
• Tewerkstelling in een dynamisch bedrijf waar mensen en kwaliteit centraal staan, in een sector in volle ontwikkeling
• Contract van onbepaalde duur 
• Marktconform salarispakket met extralegale voordelen (zoals groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, gsm en abonnement)
• Je werkt vanuit ons hoofdkantoor in Anderlecht