Facility & Real estate Manager - Ubiway Retail

Ubiway Retail is gespecialiseerd in proximity retail en heeft winkels in winkelstraten, shoppingcenters, trein- en metrostations en luchthavens. We beschikken over een netwerk van 220 verkooppunten die op strategische plaatsen zijn gelegen en die sterke, herkenbare merken uitdragen (Press Shop, Relay, Hubiz, Hello!). U vindt in onze verkooppunten een uitgebreid aanbod aan pers en verschillende ‘on the go’ producten en diensten. Ubiway maakt deel uit van bpost en past perfect binnen de diversificatie- en groeistrategie van de groep.

Voor de verdere uitbouw van onze organisatie zijn wij op zoek naar een (m/v) facility & real estate manager.

Missie

Binnen het Operations departement streef je naar het ontwikkelen en implementeren van gestructureerde processen en het negotiëren en afsluiten van externe samenwerkingsverbanden met als doel:
•    Het totale real estate budget te optimaliseren
•    Investeringsprojecten ‘first time right’ en binnen budget te realiseren
•    Een optimale onderhoudsdienstverlening aan te bieden aan de 220 winkels in lijn met afgesproken SLA’s

De scope van de opdracht omvat:
•    Winkel investeringen
•    Preventive and corrective maintenance
•    Property & lease management
•    Utilities management

Je stuurt een team van 6 interne medewerkers (2 project managers, 1 logistiek coördinator, 1 real estate officer, 2 klusjesmannen) alsook 2 onderaanneming bedrijven, en rapporteert hiervoor rechtsreeks aan de Director Operations.

Verantwoordelijkheden

Strategie: 
•    Je legt doelen, richting, visie en budget vast voor het facility & real estate departement in samenwerking met de Director Operations.

Winkel investeringen: 
•    Je coördineert, plant en beheert diverse types projecten zoals: remodeling, verhuizen, sluitingen en nieuwe concept implementaties.
•    Je verzorgt hierbij de communicatie met alle interne (sales, marketing) en externe betrokken partijen (bouw en onderhoud subcontractors), onder meer via de organisatie van project management meetings. 
•    Je vergelijkt offertes, onderhandelt de contracten en bewaakt het project budget.
•    Je fungeert als contactpersoon voor de aangewezen lokale gemeenschapsagentschappen en overheids- en regelgevende instanties alsook professionele verenigingen.
•    Je brengt technische issues in kaart van de winkelpunten en coördineert de nodige actieplannen en communicatie hiervoor, onder meer ook in nauw overleg met de zelfstandige ondernemers. 
•    Je streeft continu naar proces optimalisatie om de doorlooptijd van de projecten te verkorten en communicatie stromen te optimaliseren.

Preventive and corrective Maintenance: 
•    Je beheert, plant en bewaakt alle facetten van het technische onderhoud aan het winkelpark om een optimaal niveau van dienstverlening, preventie en veiligheid te bereiken.
•    Per type interventie en category van onderhoud,  bepaal je de optimale SLA en sluit je nieuwe onderhoudscontracten af.
•    Je staat in voor het opvolgen van de performance (kwaliteit en factuurcontrole) van onderaannemers via maandelijkse performance meetings.
•    Je monitort recurrente interventies en doet voorstellen om structurele verbeteringen te implementeren. 

Property and lease management:
•    Met support van de real estate officer in jouw team ben je eindverantwoordelijk voor alle administratieve en juridische aspecten voor de opvolging van huurovereenkomsten, plaatsbeschrijvingen, alsook de administratieve opvolging van verzekeringen. 
•    Je staat in voor alle communicatie en (her)onderhandeling met alle property owners en werkt nauw samen met het legal department in deze materie voor alle contractuele documenten.

Utilities: 
•    Om het totale real estate budget te optimaliseren streven we naar een TCO (Total Cost of Ownership) aanpak. Je onderneemt de nodige acties om het water, gas, elektriciteit en data verbruik budget onder controle te houden.

Veiligheid en preventie: 
•    Bij de goedkeuring van alle bouwplannen verzeker je ervan dat de regelgeving inzake veiligheid en preventies worden gerespecteerd. 

Profiel

•    Je kan minimum 10 jaar ervaring voorleggen met sterke ervaring in facility management, coördinatie van onderhoud, en onroerend goed beheer. 
•    Je hebt een bouwtechnische opleiding en/of brede technische achtergrond met oog voor proces en coördinatie. 
•    Je hebt het certificaat Preventieadviseur niveau 2 op zak, ofwel bereid om de betreffende opleiding te volgen in kader van het CPBW (Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk). 
•    Je bent een echte people manager met een 'can do' mentaliteit.
•    Je bent tweetalig (Nederlands en Frans).
•    Je werkt voornamelijk, 60% van je tijd, op de hoofdzetel van Ubiway Retail (te Anderlecht), ongeveer 60% van je tijd werk je op locatie op nationaal niveau voor project coördinatie.