Retail Contract management Specialist - Ubiway Retail

Ubiway Retail est spécialisée dans le commerce de détail de proximité et possède des magasins dans des rues commerçantes, des centres commerciaux, des gares, des stations de métro et des aéroports. Nous disposons d’un réseau de 220 points de vente situés à des points stratégiques, garants d’une empreinte forte et reconnaissable (Press Shop, Relay, Hubiz, Hello!). Nos points de vente vous offrent un large choix en matière de presse et différents produits et services ‘sur le pouce’. Ubiway fait partie de bpost et s'inscrit parfaitement dans la stratégie de diversification et de croissance du groupe.

Le Retail Contract management Specialist dépend hiérarchiquement du Shopkeeper Lifecycle manager au sein du département Sales.

Mission

• En tant que Retail Contract Management Specialist, vous êtes responsable du suivi contractuel et administratif de nos entrepreneurs indépendants durant leur cycle de vie au sein du réseau de magasins Ubiway Retail :
  • D'une part, pour la coordination et l'exécution des dossiers opérationnels de l'équipe contract management, y compris le suivi des dossiers plus complexes concernant les entrepreneurs indépendants.
  • D'autre part, le soutien des projets et l'optimisation des processus de contract management pour soutenir le cycle de vie des opérateurs indépendants dans notre chaîne de magasins.

Responsabilités

Suivi opérationnel des dossiers de gestion des contrats d'entreprise pour nos entrepreneurs indépendants:

Vous établissez des contrats d'affaires pour les nouveaux opérateurs indépendants.

• Vous recueillez les informations nécessaires auprès de vos collègues recruteurs.
• Vous rédigez le contrat selon le modèle correct qui est applicable par type d'enseigne ou type de société du dirigeant indépendant.
• Vous suivez de près le processus de signature des contrats ainsi que leur archivage dans les dossiers et l'outil d'archivage nécessaires.
• Vous vous occupez également des systèmes internes afin que l'arrivée d'un nouveau chef d'entreprise puisse se dérouler sans problème pour la suite du traitement administratif, tel que la création du chef d'entreprise et des conditions du contrat dans SAP, la création du nouveau chef d'entreprise dans une Smartsheet, ...

Vous préparez les envois recommandés aux entrepreneurs indépendants sur la base des informations fournies par les différents services (finances, regio managers, legal, etc.):

• Comme, par exemple, les confirmations des dates d'inventaire de clôture, la confirmation de certaines bonus commerciales à payées, les lettres avec manquements graves, les lettres de préavis, etc.
• Dans certains cas, vous coordonnez également la présence d'un huissier de justice qui doit être présent lors de l'inventaire de clôture.
• Pour les cas plus complexes, vous organiserez les réunions internes nécessaires afin de pouvoir faciliter les actions à prendre avec le support de l'équipe contract management.

Projectmanagement et optimisation des processus au sein de l'équiipe shopkeeper lifecycle management: 

• Vous élaborez – ensemble avec legal - de nouveaux modèles de contrat ou de nouvelles pièces jointes au contrat, qui peuvent également être réutilisés pour des cas similaires à l'avenir.
• Vous soutenez le projet de révision et de mise à jour des contrats commerciaux, ainsi que toutes les annexes nécessaires avec des tiers, ainsi que le dossier d'information.
• Vous réfléchissez de manière proactive avec l'entreprise sur les projets/innovations/plans d'expansion afin de soutenir l'entreprise de manière proactive dans la réalisation des projets du point de vue de la gestion des contrats.
• Vous documentez tous les processus et les méthodes de travail de l'équipe du cycle de vie des entrepreneurs de manière structurée et effectuez des optimisations lorsque cela est utile/pertinent.
• Vous travaillez en étroite collaboration avec le service juridique dans le développement de nouveaux modèles.

Profil

• Vous êtes bilingue oral et écrit : néerlandais et français.
• Vous avez un master en droit et 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Vous avez la capacité de développer des communications écrites formelles en français et en néerlandais d'un point de vue juridique.
• Vous aimez travailler de façon pragmatique et hands-on vers un résultat ‘first time right’.
• Vous aimez travailler de façon méticuleuse et obtenir de la satisfaction grâce à une gestion structurée des documents.
• Vous avez une connaissance avancée des outils Microsoft Office.

Offre

• Une fonction passionnante dans laquelle vous pourrez prendre l'initiative et réfléchir au fonctionnement de l'entreprise
• Une formation de qualité et des possibilités d'avancement
• Un travail dans une entreprise dynamique où les personnes et la qualité occupent une place centrale, dans un secteur en plein développement
• Un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée
• Un package salarial conforme au marché assorti d'avantages extralégaux (par exemple assurances groupe et hospitalisation, chèques-repas, abonnement et GSM)
• Vous travaillerez depuis notre siège à Anderlecht