Employé administratif (Facility & Real Estate) - Ubiway Retail

Ubiway Retail est spécialisée dans le commerce de détail de proximité et possède des magasins dans des rues commerçantes, des centres commerciaux, des gares, des stations de métro et des aéroports. Nous disposons d’un réseau de 220 points de vente situés à des points stratégiques, garants d’une empreinte forte et reconnaissable (Press Shop, Relay, Hubiz, Hello!). Nos points de vente vous offrent un large choix en matière de presse et différents produits et services ‘sur le pouce’. Ubiway fait partie de bpost et s'inscrit parfaitement dans la stratégie de diversification et de croissance du groupe.

Pour le développement futur de notre organisation, nous recherchons un employé administratif (pour Facility & Real Estate) (h/f).

Mission

• Au sein du département Opérations, vous soutenez l’équipe facility & real estate en contrôlant et approuvant en première ligne les factures se rapportant à la gestion des propriétés (notamment les loyers fixes et variables et les frais d'utilité publique « Eau, Gaz, Electricité »), et à la gestion des installations (entretien et petites rénovations dans les 220 points de vente). Vous êtes la personne de contact pour les déclarations et les payement des taxes locales (logos, affichages, puissances motrices,..).
• Il vous incombera aussi de contacter les différentes parties en cas d’erreur de facturation et de contrôler que les rectifications soient faites.
• Vous rapportez au facility & real estate manager qui lui-même rapporte au Operations Director.
• Vous travaillez principalement au siège d'Ubiway Retail (Anderlecht).

Responsabilités

Suivi des loyers, des charges locatives, des frais d’utilité publique

• Contrôle, acceptation ou contestation des factures
• Tenir les rapports permettant de suivre en détail les frais de location et d'utilité publique
• Analyses portant sur la consommation d’eau, gaz et électricité par magasin
• Vous travaillerez pour ce faire en collaboration avec le Real Estate coordinator

Administration financière des projets

• Réalisation des bons de commande et suivi des factures
• Suivi du budget par projet en collaboration avec le gestionnaire du projet
• Entretien et contrôle de la documentation des actifs par magasin

Administration financière de la maintenance des magasins

• Contrôle, acceptation ou contestation des factures
• Aide au suivi du budget maintenance en collaboration avec le Facility & Real Estate Manager
• Tenir les rapports et tableaux de bord afin de mesurer la qualité des travaux de maintenance

Gestion des taxes communales, provinciales et/ou spécifique aux magasins

• Remplir les déclarations
• Contrôler, contester et approuver les extraits de rôle
• Tenir les rapports permettant un suivi des taxes par magasin

Divers

• Analyses ad hoc (par exemple : ligne internet, gestion des déchets, garanties bancaires..)
• Support pour demande et analyse de prix
• Mise à jour des bases de données “Facility et Real Estate”
• ...

Profil

• Vous avez de l’expérience dans un environnement administratif avec suivi des factures
• Une affinité avec des sujets techniques/informatiques est un atout
• Vous travaillez avec beaucoup de précision et vous avez un esprit analytique
• Une expérience dans SAP est un atout
• Vous pouvez effectuer des analyses approfondies dans MS Excel
• La connaissance du néerlandais et français est nécessaire
• L’esprit d’équipe est dans votre ADN
• Un horaire 4/5ème est possible

Notre offre

• Une fonction passionnante dans laquelle vous pourrez prendre l'initiative et réfléchir au fonctionnement de l'entreprise
• Une formation de qualité et des possibilités d'avancement
• Un travail dans une entreprise dynamique où les personnes et la qualité occupent une place centrale, dans un secteur en plein développement
• Un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée
• Un package salarial conforme au marché assorti d'avantages extralégaux
• Vous travaillerez principalement depuis notre siège à Anderlecht