Facility & Real Estate Manager - Ubiway Retail

Ubiway Retail est spécialisé dans le commerce de proximité et possède des magasins dans les rues commerçantes, les centres commerciaux, les gares, les stations de métro et les aéroports. Nous disposons d’un réseau de 220 points de vente situés à des points stratégiques, garants d’une empreinte forte et reconnaissable (Press Shop, Relay, Hubiz, Hello!). Nos points de vente vous offrent un large choix en matière de presse et différents produits et services ‘sur le pouce’. Ubiway fait partie de bpost et s'inscrit parfaitement dans la stratégie de diversification et de croissance du groupe.

Mission

Au sein du département Operations, vous vous efforcez de développer et de mettre en œuvre des processus structurés et de négocier et conclure des collaborations externes dans le but de :

• Optimiser le budget real estate total
• Réaliser des projets d'investissement 'first time right' et dans les limites du budget
• Offrir un service de maintenance optimal aux 220 magasins conformément aux SLA convenus 

L'étendue de la mission comprend :

• Investissements magasin
• Preventive and corrective maintenance
• Property & lease management
• Utilities management

Vous dirigez une équipe de 6 collaborateurs internes (2 project managers, 1 coordinateur logistique, 1 real estate officer, 2 employés d'entretien) ainsi que 2 entreprises de sous-traitance. Votre supérieur hiérarchique direct est le Director Operations.

Responsabilités

Stratégie :

• Vous établissez les objectifs, l'orientation, la vision et le budget du département facility & real estate en collaboration avec le Director Operations.

Investissements magasin :

• Vous coordonnez, planifiez et gérez différents types de projets tels que les rénovations, les déménagements, les fermetures et la mise en œuvre de nouveaux concepts.
• Vous assurez la communication avec tous les intervenants internes (sales, marketing) et externes (sous-traitants de construction et de maintenance), y compris par l'organisation de réunions de project management.
• Vous comparez les offres, négociez les contrats et surveillez le budget du projet.
• Vous agissez à titre de personne-ressource pour les organismes communautaires locaux désignés, les autorités publiques et réglementaires ainsi que pour les associations professionnelles.
• Vous cartographiez les problèmes techniques dans les points de vente et coordonnez les plans d'action nécessaires et la communication liée à ceux-ci, notamment en étroite collaboration avec les entrepreneurs indépendants.
• Vous vous efforcez continuellement d'optimiser les processus afin de raccourcir les délais de réalisation des projets et d'optimiser les flux de communication.

Preventive and corrective Maintenance :

• Vous gérez, planifiez et contrôlez tous les aspects de l'entretien technique de l'ensemble des magasins pour atteindre un niveau optimal de service, de prévention et de sécurité.
• Par type d'intervention et catégorie de maintenance, vous déterminez le SLA optimal et concluez de nouveaux contrats de maintenance.
• Vous êtes responsable du suivi de la performance (qualité et contrôle des factures) des sous-traitants au travers de 'performance meetings' mensuels.
• Vous suivez les interventions récurrentes et faites des propositions pour mettre en œuvre des améliorations structurelles.

Property and lease management :

• Avec l'appui du real estate officer de votre équipe, vous serez le responsable final de tous les aspects administratifs et juridiques du suivi des contrats de location, des états des lieux, ainsi que du suivi administratif des polices d'assurance.
• Vous êtes responsable de toute communication et (re)négociation avec tous les property owners et travaillez en étroite collaboration avec le legal department pour tous les documents contractuels.

Utilities :

• Afin d'optimiser le budget real estate total, nous visons une approche TCO (Total Cost of Ownership). Vous prenez les mesures nécessaires pour contrôler le budget de consommation d'eau, de gaz, d'électricité et de données.

Sécurité et prévention :

• À la validation de tous les plans de construction, vous vous assurez du respect de la réglementation en matière de sécurité et de prévention.

 Profil

• Vous avez au moins 10 ans d'expérience avec une solide expérience en facility management, coordination de maintenance et gestion immobilière.
• Vous avez une formation technique dans le domaine de la construction et/ou une ample formation technique et avez le souci du bon déroulement des processus et de la coordination.
• Vous avez le certificat de Conseiller en prévention niveau 2 en poche, ou vous êtes prêt à suivre la formation en question dans le cadre du CPPT (Comité pour la Prévention et la Protection au Travail).
• Vous êtes un véritable people manager doté d'une mentalité 'can do'.
• Vous êtes bilingue (néerlandais et français).
• Vous travaillez principalement au siège d'Ubiway Retail (Anderlecht), environ 40 % de votre temps vous travaillez sur site (dans un rayon national) pour la coordination de projets.